Cerita HRIS: Definisi dan Contoh Surat Pemberhentian Kontrak Kerja

Jika Anda tergabung dalam tim HRD suatu perusahaan, maka penting untuk mengetahui format dan contoh surat pemberhentian kontrak kerja karyawan yang benar. Hal itu penting diperhatikan untuk menghindari masalah di kemudian hari.

Persoalan kontrak kerja sendiri telah diatur secara legal oleh peraturan perundang-undangan. Maka dari itu, baik itu surat mulai kerja maupun surat pemberhentian kontrak kerja karyawan, semua itu harus mengikuti rambu-rambu yang ditetapkan oleh peraturan negara.

Oleh sebab itu, dalam artikel ini akan dibahas secara lebih lengkap mengenai ketentuan pembuatan surat pemberhentian kontrak kerja karyawan beserta contohnya. Untuk itu, simak sampai selesai, ya!

Apa Itu Kontrak Kerja?

Sebelum membahas lebih jauh mengenai surat pemberhentian kontrak kerja, kami akan mencoba untuk mengawalinya dengan membahas terlebih dahulu secara singkat mengenai kontrak kerja. Hal ini penting karena kontrak kerja adalah objek dari surat tersebut.

Dalam hal ini, Pasal 50 UU No.13 Tahun 2003 telah menyebutkan secara jelas bahwa kontrak kerja tercipta manakala ada perjanjian antara karyawan/pekerja dengan pengusaha (pemilik usaha).

Jadi, secara sederhana, yang dimaksud dengan kontrak kerja adalah suatu perjanjian yang dibuat dan mengikat antara pekerja dan pemilik usaha yang mana di dalam surat tersebut terdapat kewajiban dan hak masing-masing pihak.

Selain itu, menurut pasal 56 Undang-Undang Ketenagakerjaan, pembentukan kontrak kerja bisa diberlakukan kepada pekerja dengan sistem waktu tidak tertentu maupun waktu tertentu. Dalam hal ini, bagi pekerja dengan sistem waktu tertentu, kontrak kerja bisa saja diperpanjang maupun tidak.

Nah, apabila tim HRD dan pemilik usaha merasa bahwa karyawan tersebut tidak memenuhi kriteria untuk diperpanjang kontrak kerjanya, maka perlu kemudian untuk membuat surat pemberhentian kontrak kerja. Maka dari itu, di bawah ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai definisi dan contoh surat pemberhentian kontrak kerja.

Definisi Surat Pemberhentian Kontrak Kerja

Seperti yang telah disinggung di atas, perusahaan dapat mengikat seorang pekerja dengan menggunakan dua model kontrak, yaitu Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT).

Secara lebih lengkap, seorang pekerja umumnya akan diikat dengan kontrak PKWT apabila termasuk ke dalam beberapa kriteria berikut. Kriteria yang dimaksud, yaitu:

• pekerjaan yang waktu selesainya diperkirakan tidak lebih dari 3 tahun;
• pekerjaan yang kemungkinan besar bisa sekali selesai; dan
• pekerjaan yang diadakan hanya di momen atau situasi tertentu.

Karena terikat oleh durasi waktu, tim HRD perusahaan harus melakukan pemberitahuan kepada karyawan mengenai kelanjutan kontrak kerjanya. Pemberhentian tersebut dilakukan maksimal tujuh hari sebelum selesainya durasi kontrak. Nah, pemberitahuan tersebut dapat berupa konfirmasi pemberhentian maupun perpanjangan kontrak.

Pemberitahuan tersebut seharusnya dilakukan melalui surat pemberitahuan pemberhentian kontrak kerja yang tentunya dibuat secara formal dengan tetap memperhatikan aspek legalitas. Surat ini nantinya akan dilampirkan juga dengan surat pemberhentian kerja. Namun, terkadang ada juga perusahaan yang melakukan pemberitahuan secara lisan saja.

Sementara itu, untuk pekerja yang diikat dengan kontrak PKWTT, biasanya tim HRD akan memberikan masa percobaan maksimal selama tiga bulan terlebih dahulu. Hal ini tentunya penting bagi calon karyawan agar dapat mengukur dirinya sendiri apakah cocok atau tidak dengan job desk yang dikerjakan.

Walaupun pekerja tidak terikat oleh durasi waktu, bukan berarti bahwa perusahaan tidak bisa mengakhiri atau memberhentikan. Ada beberapa hal yang dapat menjadi alasan perusahaan memberhentikan pekerja PKWTT. Berikut beberapa alasan tersebut, yaitu:

• ada keputusan dari lembaga yang berwenang mengenai berakhirnya perjanjian kontrak kerja. Lembaga yang dimaksud, misalnya pengadilan;
• pekerja tersebut telah meninggal dunia; dan
• terdapat klausul di dalam kontrak yang menyatakan sebab-sebab dapat diakhirinya pengikatan kerja.

Dengan demikian, sudah jelas bahwa surat pemberhentian kontrak kerja ini bisa diberlakukan kepada pekerja dengan perjanjian PKWT maupun PKWTT. Jika suatu karyawan memang sudah fokus tidak diperpanjang lagi kontraknya, maka tim HRD sebaiknya menyampaikan pemberitahuan pendahuluan secara tertulis kepada karyawan tersebut.

Contoh Surat Pemberhentian Kontrak Kerja

Sebagaimana yang tadi telah dibahas, ada sebagian perusahaan yang menggunakan surat pemberitahuan pemberhentian kontrak kerja terlebih dahulu sebelum mengeluarkan surat pemberhentian. Nah, jika Anda tergabung dengan tim HRD perusahaan yang memakai kebijakan tersebut, berikut contoh surat pemberhentian kontrak kerja yang dapat Anda pakai.

RS HSP

Jl. Pandaren Diponegoro No. 56 Bogor Telp. (021) 1324181 Fax. 75736

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

Nomor : 008/ PT. KS/PHK/AN/2023

Perihal: Surat Pemutusan Kontrak Kerja

Kepada Yth,

Sdr. Muhammad Haris

Di tempat

Dengan hormat,

Selaras dengan hasil penilaian kinerja saudara selama 6 bulan terakhir ini sebagai staf legal, dengan ini kami sampaikan bahwa selama periode tersebut, tidak ada upaya perbaikan dan peningkatan kualitas kinerja.

Oleh sebab itu, kami mengambil keputusan untuk tidak memperpanjang kontrak kerja kepada saudara Muhammad Haris.

Dengan demikian, terhitung sejak tanggal 5 Bulan April Tahun 2023, hubungan kontrak kerja antara PT. Keluarga Sejahtera dengan Saudara Muhammad Haris dinyatakan telah berakhir. Mewakili perusahaan, kami ucapkan terima kasih atas kerja kerasnya selama ini.

Sekian surat pemberhentian kontrak kerja ini kami sampaikan, mohon kiranya agar dapat dimaklumi, terima kasih.

Bogor, 3 April 2023

PT. Keluarga Sejahtera

Yola Fitriani

Kepala Divisi HRD

Konklusi

Berdasarkan pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa surat pemberhentian kontrak kerja dapat diberikan kepada pekerja dengan kontrak PKWTT dan PKWT. Alangkah baiknya, surat pemberhentian tersebut disatukan dengan surat pemberitahuan. Untuk membuat surat pemberhentian, ada beberapa unsur yang perlu ada, seperti kop surat, perihal, isi, dan penutup.

Akan tetapi, jika Anda dan tim HRD merasa kewalahan dan kerepotan untuk mengurus banyaknya proses administrasi karyawan secara manual salah satunya, yaitu kontrak pekerja, maka tidak ada salahnya untuk menggunakan bantuan teknologi berupa Software HRIS (human resource information system).

Dalam hal ini, Sakura System dapat menjadi solusi atas persoalan tersebut dengan layanan SPISy yang merupakan software HRIS dan Payroll terbaik yang dapat membantu kinerja tim HRD dalam melakukan administrasi karyawan meliputi rekrutmen pekerja, onboarding karyawan, evaluasi kinerja, penilaian jenjang karier, hingga pemberhentian kontrak kerja.

Dengan menggunakan software SPISy kinerja HRD akan lebih efisien, efektif, hemat pengeluaran dan meminimalisir human error.Demikian artikel tentang surat pemberhentian kontrak kerja mulai dari definisi hingga contohnya. Untuk info lebih lanjut tentang software SPISy, silakan klik  di sini.