Rumus & Cara Menghitung Gaji Karyawan Bulanan Beserta Contohnya

Gaji merupakan salah satu hak yang harus diberikan oleh pemberi kerja kepada pegawai. Pemberian gaji ini merupakan kewajiban karena sudah diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan.

Nilai gaji yang akan diberikan oleh pemberi kerja kepada pegawai akan berbeda-beda. Gaji tersebut ditentukan berdasarkan kontribusi, kemampuan, ataupun posisi kerja pegawai.

Oleh karena cara penentuan gaji yang tak sama, cara menghitung gaji karyawan pun akan bervariasi. HR perlu mengetahui rumus menghitung gaji karyawan supaya bisa memberikan hak kepada karyawan dengan tepat dan benar.

Oleh karena itu, simak ulasan berikut ini untuk mengetahui cara menghitung gaji karyawan.

Menentukan Nilai Gaji Pokok Seorang Karyawan

Gaji pokok adalah upah karyawan dari pemberi kerja yang diberikan sebagai hak karena sudah memenuhi kewajiban kerjanya. Gaji pokok memiliki nominal yang beragam karena ditentukan berdasarkan kesepakatan pada perjanjian kerja dan kebijakan perusahaan.

Meskipun nominal gaji pokok bisa bervariasi, Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 telah menyatakan dengan jelas bahwa besar nominal gaji pokok minimal 75% dari total upah karyawan.

Penentuan gaji pokok akan dilakukan berdasarkan keahlian, posisi, UMR, bahkan nilai gaji di pasar tenaga kerja.

Beberapa Tips Cara Menentukan Gaji Karyawan untuk HR

HR tidak perlu khawatir dalam menentukan gaji karyawan. Sebab, ada beberapa standar yang bisa dijadikan acuan dalam menentukan gaji pegawai. Standar-standar tersebut, misalnya keahlian karyawan, jenis posisi karyawan, upah minimum regional tempat perusahaan berada, dan nilai gaji pasaran untuk posisi karyawan.

Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa digunakan oleh HR untuk menentukan gaji karyawannya:

1. Melihat Upah Minimum

Pemberi kerja dilarang membayar upah lebih rendah dari upah minimum, sebagaimana yang dituliskan dalam Pasal 23 ayat (3) PP Pengupahan No 36 Tahun 2021.

Oleh karena itu, dalam menentukan gaji karyawan, perusahaan harus selalu menengok upah minimum yang berlaku di daerahnya.

Dalam menentukan gaji karyawan yang sesuai dengan UMP, UMK, atau UMR, berikut ini adalah aturannya:

• gaji tanpa tunjangan harus melebihi upah minimum apabila upah hanya terdiri atas gaji tanpa tunjangan;
• jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap harus melebihi upah minimum apabila upah terdiri atas gaji pokok dan tunjangan tetap; dan
• gaji pokok harus melebihi upah minimum apabila upah terdiri atas gaji pokok dan tunjangan tidak tetap.

2. Melihat Pasaran Gaji di Setiap Posisi

Setiap posisi pekerjaan memiliki pasaran gajinya tersendiri. HR sebaiknya memantau nilai pasaran gaji agar gaji yang ditawarkan kepada karyawan tidak underprice atau overprice.

Jika tawaran gaji lebih rendah dari nilai pasaran, perusahaan akan sulit dalam mendapatkan kandidat. Sebab, kandidat juga biasanya memahami nilai pasaran gajinya yang sewajarnya.

Adapun jika gaji karyawan lebih tinggi daripada nilai pasaran, hal itu akan menguntungkan bagi karyawan. Namun, perusahaan mungkin akan kesulitan dari segi pengeluaran beban gaji.

3. Melihat Pengalaman Kerja Karyawan

Pengalaman kerja menentukan seberapa besar gaji yang bisa didapatkan karyawan. Karyawan dengan pengalaman kerja yang lama dan sesuai dengan posisi yang dilamar tentu akan mendapatkan gaji lebih tinggi daripada karyawan yang memiliki sedikit atau bahkan tidak ada pengalaman sama sekali.

4. Melihat Kontribusi Posisi dalam Perusahaan

Beberapa posisi dalam perusahaan memiliki kontribusi yang lebih besar daripada posisi lainnya. Semisal, posisi Marketing di perusahaan Anda sangat penting dan menentukan profit perusahaan dibanding posisi Customer Service. Maka, karyawan yang bekerja di posisi Marketing akan menerima gaji lebih banyak dibandingkan dengan karyawan Customer Service.

5. Melihat Kemampuan Perusahaan

Tentu saja, setiap perusahaan memiliki anggaran tersendiri terkait beban gaji karyawan.

Ketika menentukan gaji karyawan, Anda perlu mempertimbangkan kemampuan perusahaan dalam memberikan gaji. Jangan sampai beban gaji terlalu besar dan melebihi kemampuan perusahaan. Sebab, hal itu dapat membuat keuangan perusahaan menjadi tidak stabil, bahkan merugi.

Jika nominal yang ditawarkan perusahaan terbatas, Anda bisa menawarkan benefit lain yang menarik bagi karyawan. Misalnya bonus jika kinerja baik, asuransi kesehatan yang menanggung banyak penyakit, hingga kesempatan untuk mengikuti pelatihan dan pengembangan diri.

Rumus Perhitungan Gaji Karyawan

Setelah mengetahui cara menentukan gaji karyawan, hal lain yang perlu Anda kuasai adalah cara menghitung gaji karyawan. Pengetahuan ini sangat penting agar proses penggajian di perusahaan Anda bisa berjalan dengan lancar tanpa masalah.

Secara umum, ada dua cara menghitung gaji karyawan, yaitu untuk karyawan tidak tetap dan karyawan tetap. Berikut ini adalah rumus yang dipakai dalam menghitung gaji karyawan:

1. Contoh Cara Hitung Perhitungan Gaji Karyawan Tetap Bulanan

Mulai 2024, perhitungan PPh 21 bulanan menggunakan Tarif Efektif Rata-rata (TER).
Namun, contoh berikut menggunakan metode umum yang masih lazim dipahami HR, lalu dijelaskan versi TER-nya.

Contoh Kasus

Anastasya

• Status: TK/0
• Usia: 24 tahun
• Gaji bruto per bulan: Rp5.500.000

Langkah Perhitungan (Konsep PKP tahunan, perhitungan lama)

• Biaya jabatan: 5% × Rp5.500.000 = Rp275.000
• Penghasilan netto bulanan: 5.500.000 – 275.000 = Rp5.225.000
• Penghasilan netto setahun: 12 × 5.225.000 = Rp62.700.000
• PTKP TK/0: Rp54.000.000
• PKP tahunan: 62.700.000 – 54.000.000 = Rp8.700.000
• PPh 21 (tarif 5%): 5% × 8.700.000 = Rp435.000
• PPh 21 per bulan (ilustrasi lama): 435.000 ÷ 12 = Rp36.250

Gaji bersih diterima:
Rp5.500.000 – Rp36.250 = Rp5.463.750

Bagaimana versi TER terbarunya?

Dengan PP 58/2023:

PPh 21 bulanan = TER × gaji bruto bulanan.

Jika gaji Rp5.500.000 termasuk kategori TER 0% (contoh umum untuk range UMR – menengah), maka:

• PPh 21 bulanan = 0% × 5.500.000 = Rp0

Penyesuaian tetap dilakukan pada akhir tahun.

2. Contoh Cara Hitung Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap Bulanan

Karyawan tidak tetap bekerja berdasarkan suatu periode tertentu yang sementara. Biasanya, karyawan tidak tetap akan dibayar per jam, per hari, per minggu, atau per bulan.

Perhitungan gaji karyawan tidak tetap berbeda dengan karyawan tetap. Berikut ini adalah contoh cara perhitungan gajinya.

Contoh Kasus

Yoga mulai bekerja tanggal 15 Mei,

• Gaji bulanan: Rp4.700.000
• Hari kerja dalam 1 bulan: 21 hari
• Yoga bekerja 11 hari dalam bulan pertama.

Perhitungan prorata:

(11/21) × 4.700.000 = Rp2.461.904

Aplikasi Payroll untuk Permudah Hitung Gaji Karyawan Setiap Bulan

Perhitungan gaji karyawan adalah aktivitas yang kompleks. Namun, hal itu bisa ditangani dengan lebih mudah jika Anda menggunakan Payroll Software dari Sakura System Solutions.

Perangkat lunak yang terintegrasi dengan sistem Human Resources ini mampu mengelola administrasi penggajian perusahaan Anda dengan lebih efektif dan efisien. Apalagi, software ini juga mudah digunakan sehingga HR maupun tim payroll tidak akan kesulitan dalam menggunakannya.

Dengan Payroll Software Sakura System Solutions, HR hanya perlu memasukkan data dasar karyawan. Sistem akan:

• menghitung gaji otomatis,
• menerapkan rumus prorata,
• menghitung PPh 21 sesuai aturan TER,
• mengelola BPJS secara otomatis,
• menyiapkan slip gaji secara cepat dan akurat.

Proses payroll menjadi jauh lebih cepat, rapi, dan minim kesalahan.

Ingin menghitung gaji karyawan dengan lebih mudah? Payroll Software Sakura System adalah jawabannya!

Baca juga: Cara Menghitung Gaji Prorata Karyawan, Bagaimana Tahapannya?