Cerita HRIS: Cara Membangun Budaya Kerja yang Modern dengan Absensi Online

Budaya kerja yang modern menjadi hal yang biasa di era digital ini. Seringkali, budaya kerja yang bersifat modern ini dikaitkan dengan hal-hal yang berbau perkembangan teknologi, seperti sistem absensi yang bersifat online. Yuk, pahami lebih jauh tentang absensi sistem online, mulai dari pengertian hingga rekomendasi layanannya!

Budaya Kerja yang Bersifat Modern

Budaya kerja menjadi salah satu hal yang penting dalam dunia kerja. Budaya kerja yang baik akan dapat membantu perusahaan dan karyawan berkinerja baik. Jadi, budaya kerja yang baik perlu diterapkan dengan maksimal agar perusahaan maupun karyawan sama-sama mendapatkan keuntungan, salah satunya kinerjanya menjadi meningkat atau baik.

Budaya kerja yang modern cenderung dikaitkan dengan hal-hal yang modern pula, seperti budaya kerja yang bersifat digital dan berkaitan dengan teknologi. Budaya kerja modern timbul karena tuntutan dan perubahan zaman yang membuat budaya kerja lebih dinamis dan menyesuaikan kebutuhan zaman dan pasar.

Salah satu implementasi budaya kerja yang bersifat modern adalah penerapan absensi online. Penerapan ini menjadi salah satu bentuk penerapan budaya kerja yang memiliki sifat modern karena erat kaitannya dengan teknologi. Budaya kerja modern dalam bentuk absensi online ini disebut dapat memudahkan perusahaan untuk mengetahui kehadiran karyawan.

Tidak hanya absensi online, masih ada banyak penerapan budaya kerja modern yang masih berkaitan dengan teknologi dan digitalisasi. Anda dapat menemukannya di berbagai kesempatan atau ketika mengunjungi perusahaan tertentu.

Pengertian Absensi dengan Sistem Online

Mengetahui atau melacak kehadiran karyawan menjadi hal yang penting bagi perusahaan dan juga karyawan itu sendiri. Karyawan yang rajin bekerja akan cenderung dapat membantu perusahaan mencapai tujuan di awal. Selain itu, karyawan yang giat bekerja dan absen online akan terbantu kinerjanya di masa mendatang.

Absensi online atau absensi dengan sistem online/daring adalah sistem absensi atau pelacakan kehadiran seseorang dalam suatu organisasi untuk memastikan orang yang bersangkutan hadir dalam organisasi tersebut. Jadi, dalam hal ini, absensi online bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan hadir bekerja untuk perusahaan.

Untuk memudahkan sistem absensi online ini, pada umumnya, perusahaan akan menggunakan sistem atau aplikasi tertentu. Aplikasi tersebut akan memudahkan perusahaan untuk melacak dan mengetahui kehadiran karyawan setiap harinya. Hal ini tentu saja akan menghemat waktu dan tenaga perusahaan maupun karyawan itu sendiri.

Aplikasi absensi online merupakan sistem perangkat lunak yang berbasis digital guna mencatat dan mengelola kehadiran karyawan di suatu perusahaan. Sistem yang ada di aplikasi atau perangkat lunak tersebut memungkinkan perusahaan mengetahui kapan waktu masuk dan keluarnya karyawan secara elektronik melalui metode-metode tertentu.

Kelebihan Aplikasi Absensi Online

1. Menyimpan Data secara Otomatis

Perkembangan teknologi membuat data absensi menjadi mudah untuk dikelola. Melalui aplikasi absensi online, data absensi dapat Anda kumpulkan dan simpan secara otomatis sehingga memudahkan bagian atau divisi HR untuk bekerja. Data tersebut akan digunakan untuk menghitung kehadiran karyawan dengan mudah karena sudah terotomatisasi.

2. Memudahkan Tugas Administratif

Sama seperti kecanggihan teknologi lainnya, aplikasi absensi online hadir untuk memudahkan tugas administratif di perusahaan. Hadirnya aplikasi ini membuat karyawan yang tadinya bertugas untuk meng-handle absensi karyawan menjadi lebih mudah dalam bekerja karena sudah dibantu oleh aplikasi absensi online tersebut.

3. Menunjukkan Waktu yang Akurat

Salah satu keunggulan lain yang ditawarkan aplikasi absensi online adalah ia dapat menunjukkan pengaturan waktu yang tepat atau akurat. Waktu yang ditampilkan dalam aplikasi atau perangkat lunak absensi online perusahaan akan akurat dan lebih tepat waktunya jika dibandingkan dengan absensi manual.

4. Tidak Rumit

Aplikasi atau perangkat lunak absensi online mudah untuk digunakan. Hal ini dikarenakan aplikasi atau perangkat lunak absensi online ini sudah dirancang sedemikian rupa agar tampilan dan cara penggunaan fitur-fiturnya mudah untuk digunakan karyawan. Kemudahan ini membuat karyawan lebih mudah dalam bekerja dan mengerjakan hal lainnya.

Kekurangan Aplikasi Absensi Online

1. Titipan Teman

Anda mungkin sudah mengenal istilah absen titipan teman di perusahaan. Absen titipan teman ini berarti karyawan A dapat tidak masuk kantor atau perusahaan untuk bekerja, tapi tetap tercatat bekerja atau hadir di kantor atau perusahaan. Hal ini dikarenakan temannya, atau sebutlah karyawan B, membantunya untuk melakukan absensi online ini.

Hal ini menyalahi aturan dan menjadi salah satu wujud ketidakdisplinan dan kurangnya rasa tanggung jawab yang ada pada diri karyawan. Hal ini perlu dihindari agar budaya kerja yang modern tetap terjaga di perusahaan dengan maksimal. Perusahaan dapat mencegah hal ini dengan menambahkan fitur tertentu untuk mencegah karyawannya bertindak demikian.

Perusahaan dapat menggunakan aplikasi atau perangkat lunak dengan fitur khusus tertentu guna mencegah tindakan yang tidak bertanggung jawab, Perusahaan dapat memanfaatkan teknologi tertentu yang dapat membantu memaksimalkan sistem absensi daring, seperti GPS maupun teknologi biometrik.

2. Biaya Melambung Tinggi

Aplikasi atau perangkat lunak absensi online dapat beroperasi dengan maksimal dan sesuai tujuan jika memiliki dukungan yang maksimal untuk biaya teknis dan perawatan. Organisasi atau perusahaan Anda perlu mengeluarkan lebih banyak uang untuk pengembangan ataupun penginstalan aplikasi atau perangkat lunak ini di perusahaan Anda.

Selain biaya penginstalan dan perawatan yang bisa sangat tinggi, tergantung dengan kondisi perusahaan atau organisasi yang Anda kelola, ada juga biaya lain yang perlu diperhatikan. Biaya lain tersebut adalah biaya perbaikan. Biaya perbaikan ini diperlukan jika aplikasi atau perangkat lunak yang Anda gunakan mengalami kerusakan.

Tingginya biaya perbaikan aplikasi absensi online membuat Anda dan perusahaan perlu bekerja sama untuk menjaga aplikasi dengan baik agar tidak mudah rusak. Selain itu, Anda juga dapat mencegah kerusakan dengan cara memilih vendor atau penyedia aplikasi atau perangkat lunak untuk absensi dengan sistem online ini yang sudah terpercaya.

3. Bergantung pada Listrik

Absensi online dapat dilakukan melalui aplikasi atau perangkat lunak yang telah dikemabngkan dengan maksimal oleh ahlinya. Akan tetapi, aplikasi atau perangkat lunak tersebut tidak dapat berjalan dengan lancar jika Anda tidak memiliki pasokan listrik yang baik. Oleh karena itu, pastikan perusahaan Anda tidak kehabisan pasokan listrik.

Rekomendasi Layanan Absensi Online

Perusahaan dari berbagai sektor menggunakan aplikasi absensi online untuk mencatat kehadiran karyawannya. Akan tetapi, Anda tidak dapat memilih penyedia layanan aplikasi atau perangkat lunak untuk sistem absensi daring ini secara sembarangan. Anda perlu memastikan kredibilitas dan kualitas layanan vendor tersebut terlebih dahulu.

Sakura System menawarkan aplikasi SPISy atau Strategic Personal Information System yang membantu divisi atau bagian HR bekerja dengan lebih mudah. Salah satu fitur dalam aplikasi ini mendukung budaya kerja yang modern, yaitu Time Management. Fitur Time Management dapat membantu perusahaan untuk mengelola catatan kehadiran karyawan.