Cerita HRIS: Definisi, Arti, dan Fungsi Administrasi Kepegawaian dalam Organisasi

Tidak dapat dipungkiri, bagi suatu perusahaan atau organisasi, keberadaan administrasi kepegawaian menjadi bagian yang tidak dapat terabaikan. Dengan adanya pengurusan yang baik atas administrasi kepegawaian, hal ini akan semakin mempermudah suatu perusahaan dalam mencapai targetnya.

Umumnya, suatu big company mempunyai tim khusus yang menangani bidang administrasi kepegawaian. Karena pentingnya pemahaman mengenai topik ini, Sakura akan menjelaskan mengenai administrasi kepegawaian mulai dari definisi, arti, hingga fungsinya bagi suatu organisasi atau perusahaan.

Definisi Administrasi Kepegawaian

Secara keilmuan, administrasi kepegawaian merupakan pengembangan dari topik utama, yaitu administrasi itu sendiri. Secara khusus, di negara Amerika Serikat, penamaan administrasi kepegawaian lebih identik dipakai pada urusan negara atau pemerintahan.

Sementara itu, pada bidang swasta, mereka lebih umum untuk menggunakan istilah personnel management. Nah, bagaimana dengan Indonesia? Di sini ternyata istilah administrasi kepegawaian dipakai untuk kedua bidang, baik itu swasta maupun pemerintahan.

Lalu, apa definisi administrasi kepegawaian itu sendiri? Untuk menjawabnya, kita perlu bantuan para ahli agar kesimpulan yang didapat nantinya dapat memenuhi unsur ilmiah. Berikut ini tiga pendapat ahli mengenai administrasi kepegawaian:

• GO. Stahl menyebutkan bahwa definisi administrasi kepegawaian selalu berkaitan dengan pengelolaan manusia (pekerja/karyawan) dalam suatu organisasi.
• Arifin A. dalam menjelaskan tentang administrasi kepegawaian langsung spesifik mengaitkannya dengan pegawai pemerintahan yang digaji oleh anggaran negara.
• Felix AN. menganggap bahwa administrasi kepegawaian selalu berkaitan dengan urusan merekrut karyawan baru dan melakukan berbagai upaya agar karyawan lama bisa bekerja secara optimal.

Bisa dilihat bahwa definisi administrasi kepegawaian sangat luas dan bergantung dari sudut pandang yang dipakai. Namun, pada akhirnya, apa pun definisi dan sudut pandang yang dipakai, administrasi kepegawaian merupakan bagian dari kebijakan manajemen agar target dari perusahaan dapat tercapai dengan cara melakukan optimalisasi pada bidang kepegawaian.

Sudut Pandang Administrasi Kepegawaian

Sempat disinggung di atas bahwa perbedaan definisi mengenai administrasi kepegawaian bergantung pada sudut pandang yang dipakai. Maka dari itu, berikut ini kami rangkum empat sudut pandang terhadap administrasi kepegawaian, yaitu:

1. Proses

Administrasi kepegawaian dianggap sebagai suatu proses pengambilan keputusan atau kebijakan politik yang selalu berkaitan dengan pekerja untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2. Fungsi

Dalam hal ini, administrasi kepegawaian dianggap suatu pengaturan untuk mencapai tujuan tertentu melalui manajemen tenaga kerja manusia yang ada di perusahaan atau organisasi.

3. Ilmu

Sebagai suatu keilmuan, administrasi kepegawaian dapat dipelajari secara mendalam. Sebagai ilmu, administrasi kepegawaian mencakup dari proses rekrutmen sampai pemberhentian.

4. Seni

Dalam hal ini, administrasi kepegawaian dianggap sebagai suatu seni dalam mencari pegawai baru yang sesuai kriteria dengan tetap melakukan upaya untuk mengoptimalkan karyawan lama agar tercapai suatu hasil, baik secara kuantitas maupun kualitas.

|Baca Juga: Pengertian, Hak, Tanggung Jawab, dan Contoh Pegawai Swasta

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Secara umum, dalam suatu perusahaan atau organisasi, administrasi kepegawaian ini selalu berkaitan dengan dua fungsi utama, yaitu manajerial dan teknis. Berikut penjelasan singkat mengenai dua fungsi utama administrasi kepegawaian:

1. Fungsi Manajerial

Sesuai dengan penamaannya, fungsi manajerial administrasi kepegawaian ini tidak berkaitan dengan operasional atau teknis. Secara umum, fungsi manajerial yang dimaksud, yaitu berkaitan dengan perencanaan pegawai, pengarahan, penempatan, sampai dengan pengendalian.

Pertama, dalam hal perencanaan pegawai, hal itu dapat dimulai dengan mengukur berapa kebutuhan pegawai yang dibutuhkan saat ini dengan memperhatikan posisi yang saat ini kosong dan perubahan yang nantinya akan terjadi.

Kedua, dalam hal pengorganisasian atau penempatan pegawai, hal ini terkait dengan pembagian job desk yang jelas di antara para pegawai.

Ketiga, yaitu pengarahan karyawan, fungsi ini lebih merujuk kepada upaya yang dilakukan untuk dapat meningkatkan produktivitas kerja dengan mekanisme pemberian hadiah bagi karyawan berprestasi.

Terakhir, yaitu terkait dengan upaya pengendalian yang ruang lingkupnya meliputi upaya evaluasi dan penilaian kinerja karyawan.

2. Fungsi Teknis

Berbeda dengan fungsi manajerial, administrasi kepegawaian dapat berfungsi secara teknis di lapangan dengan melakukan proses seleksi atau rekrutmen karyawan baru, integrasi, pemberian kompensasi, sampai dengan urusan pensiunan.

Jika pada tahap manajerial pengadaan tenaga kerja baru sebatas perhitungan kebutuhan karyawan, maka pada tahap teknis, administrasi kepegawaian dapat berupa eksekusi proses rekrutmen dan pencarian karyawan baru melalui serangkaian tes.

Nah, setelah didapatkan karyawan baru yang sudah tanda tangan kontrak, proses selanjutnya yaitu melakukan pengembangan tenaga kerja melalui acara workshop.

Kemudian, bisa juga dilakukan dengan eksekusi pemberian kompensasi atau bonus kepada karyawan berprestasi. Hal itu sangat penting untuk menjaga kesetiaan karyawan terhadap perusahaan.

Terakhir, salah satu bentuk administrasi kepegawaian yang terkait dengan apresiasi terhadap pengabdian pegawai adalah pemberian tunjangan pensiunan.

Konklusi

Berdasarkan pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi kepegawaian memiliki banyak definisi tergantung dari sudut pandang yang akan dipakai. Selain itu, administrasi kepegawaian juga memiliki dua fungsi, yaitu manajerial dan teknis atau operator.

Fungsi manajerial lebih kepada proses pengambilan keputusan atau kebijakan. Adapun fungsi teknis adalah eksekusi dari kebijakan yang telah dibuat organisasi atau perusahaan.

Akan tetapi, jika Anda dan tim HRD merasa kewalahan dan kerepotan untuk mengurus banyaknya proses administrasi kepegawaian secara manual, maka tidak ada salahnya untuk menggunakan bantuan teknologi berupa Software HRIS (human resource information system).

Dalam hal ini, Sakura System dapat menjadi solusi atas persoalan tersebut dengan layanan SPISy yang merupakan software Payroll terbaik yang dapat membantu kinerja tim HRD dalam melakukan administrasi kepegawaian meliputi rekrutmen pekerja, onboarding karyawan, evaluasi kinerja, dan penilaian jenjang karier.Dengan menggunakan software SPISy kinerja HRD akan lebih efisien, efektif, dan pastinya lebih hemat anggaran. Coba sekarang juga dan klik di sini untuk detail layanan lebih lanjut!