Cerita HRIS: Tugas, Tanggung Jawab, Dan Kisaran Gaji Purchasing Staff

Rantai pasokan supply chain manajement bertujuan untuk memastikan ketersediaan produk maupun layanan dalam meminimalisir biaya dan memaksimalkan nilai. Bagian dari alur supply chain manajement salah satunya yaitu pengadaan atau pembelian, yang memiliki peran kunci dalam memastikan bahwa barang atau layanan bisa didapatkan saat dibutuhkan.

Spesifikasi pembelian diantaranya yaitu identifikasi produk, menemukan pemasok yang cocok, negosiasi syarat dan harga, menempatkan pesanan, dan menjalin hubungan baik dengan vendor. Dengan tujuan untuk menyediakan barang atau jasa yang tepat bagi kebutuhan perusahaan atau instansi, diukur dari aspek kualitas, kuantitas, biaya, lokasi tersedianya barang atau jasa, dan penyedia.

Dibutuhkan sumber daya manusia yang andal untuk mengoperasikan manajemen pembelian tersebut secara efektif, agar prosesnya dapat membantu mengurangi biaya, meningkatkan kualitas dan efisiensi atas kebutuhan perusahaan. 

SDM tersebut dikenal dengan sebutan purchasing staff, bagaimana cara kerjanya? dan apa saja yang menjadi tanggung jawab dari purchasing staff? Mari kita simak penjelasannya berikut ini.

Pengertian Purchasing Staff 

Purchasing Staff adalah personil yang bertanggung jawab dalam proses pembelian atau pengadaan barang atau jasa untuk organisasi atau perusahaan. Keterampilan yang wajib dimiliki oleh bagian purchasing ialah keterampilan komunikasi, negosiasi, analisis, pemahaman akan kebutuhan bisnis, dan pengetahuan tentang dimana lokasi atau pasar dari komoditi yang dicari.

Secara khusus, tim purchasing wajib memiliki pengetahuan produk yang akan dibeli secara menyeluruh, mampu mengidentifikasi pemasok potensial dan mencari jalan keluar atas masalah yang mungkin timbul.

Penting untuk melibatkan purchasing staff dalam proses manajemen risiko, memberikan pelatihan yang sesuai, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. Dengan mengelola risiko secara efektif, perusahaan dapat mengurangi dampak negatif dari risiko yang terkait dengan proses pembelian.

Alur Tugas Purchasing Staff

1. Mendapat informasi mengenai laporan stok barang dari staf gudang;
2. Identifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan;
3. Membuat perencanaan kebutuhan berdasarkan peramalan dan proyeksi pemakaian;
4. Memilih dan menentukan pemasok pengadaan yang sesuai;
5. Melakukan penilaian antara pemasok terpilih terhadap rincian kebutuhan;
6. Negosiasi dan finalisasi kontrak dengan pemasok;
7. Pembayaran down payment (apabila pembayaran terbagi kedalam beberapa termin);
8. Menerbitkan pesanan sesuai dengan persyaratan kontrak;
9. Mengelola pesanan terhadap standar mutu, waktu, dan persyaratan lainnya;
10. Penerimaan dan pemeriksaan pesanan terhadap kaidah kontrak; dan
11. Koordinasi pembayaran pesanan atau pelunasan dengan tim keuangan;

Tanggung Jawab Purchasing Staff 

1. Pemantauan Stok

Tidak hanya sekedar mengendalikan biaya barang yang dibeli melalui negosiasi, namun juga memiliki kemampuan untuk memantau persediaan barang baik itu di dalam gudang maupun yang beredar di pasar. Koordinasi yang baik antar departemen dibutuhkan agar operasional tetap berjalan dengan baik, agar tidak terjadi kendala pembelian seperti keterlambatan pengiriman, fluktuasi harga barang, dan kelangkaan barang.

2. Analisis Pasar

Perhatian terhadap detil dan tanggung jawab untuk mengembangkan dan menerapkan strategi yang memastikan perusahaan dapat memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan agar beroperasi secara efektif, sekaligus memaksimalkan nilai dan meminimalisir risiko.

3. Pemilihan Vendor

Pemilihan vendor yang baik melibatkan penelitian, evaluasi, dan pembuatan keputusan yang cermat. Keahlian yang umumnya dipakai oleh para purchasing staff ialah memilih vendor yang memiliki reputasi baik dan mampu memberikan produk atau layanan berkualitas sesuai dengan standar yang diinginkan. Selain itu, tim purchasing akan mencari vendor yang memiliki kebijakan yang sejalan dengan nilai-nilai perusahaan.

4. Pemeliharaan Catatan Pembelian

Memahami portofolio pembelian dan manamegen administrasi pembelian merupakan ukuran yang dapat digunakan dalam strategi pembelian. Dengan tersusunnya data pembelian secara historic dan lengkap maka tim purchasing akan mengetahui pola dari proses pengadaan, sehingga dapat melakukan penghematan dan menjaga tingkat keseimbangan persediaan di dalam gudang material.

5. Membina Hubungan

Proses jual beli yang terjadi menjadi bagian penting dari sebuah alur pembelian, dengan begitu tanggung jawab staf purchasing salah satunya ialah membina hubungan dengan pemasok untuk memastikan bahwa mereka dapat memenuhi kebutuhan perusahaan secara profesional. Sehingga tercipta hubungan jangka panjang yang bersifat simbiosis mutualisme.

Kisaran Gaji Purchasing Staff

Gaji Purchasing Staff bervariasi tergantung pada pengalaman yang telah didapatkan, tanggung jawab yang diemban, lokasi geografis perusahaan, skala industri yang ditangani, dan upah minimum regional suatu daerah.

SPISy: HRIS Kelas Dunia Yang Menjadi Solusi Perusahaan Anda

Sakura System adalah penyedia sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau HRIS berupa perangkat lunak yang menangani sistem pengupahan yang komprehensif di Indonesia. SPISy dirancang untuk mendukung proses pengambilan keputusan strategis dan semua fungsi administrasi yang terkait dengan siklus hidup karyawan.

SPISy selalu memberikan kualitas produk yang sangat baik kepada pelanggan. Sistem HRIS di SPISy telah melewati proses quality control yang sangat ketat, didukung oleh tim kami yang berlokasi di Jepang. Melalui proses tersebut, sistem SPISy teruji dengan sangat fleksibel, terintegrasi, fungsional dan mudah digunakan, serta dapat menyesuaikan dengan peraturan pemerintah dan perusahaan saat ini. 

SPISy membedakan diri dari pesaing, dengan dukungan luar biasa dan metodologi implementasi yang kuat berdasarkan praktik terbaik kami melalui pengalaman 20 tahun dalam pola sistem sumber daya manusia & penggajian.

Segera tingkatkan kinerja perusahaan Anda dengan beralih pada sistem masa depan melalui SPISy Software Payroll dan HRIS System, hubungi kami di:

+62 21-391-5599 /98 /97
[email protected]