Cerita HRIS: Kunci untuk Mengurangi Stres di Tempat Kerja dengan Manajemen Waktu

Waktu merupakan hal yang sangat berharga, terutama bagi orang yang memiliki pekerjaan. Namun terkadang, beberapa orang memiliki manajemen waktu yang buruk hingga akhirnya menyebabkan dirinya menjadi stres saat bekerja. Lalu bagaimanakah seseorang bisa menerapkan manajemen waktu yang menjadi kunci untuk mengurangi stres saat bekerja? Penjelasan di bawah ini akan menjawabnya. 

Faktor Penyebab Stres di Tempat Kerja

Sejumlah faktor dapat membuat seseorang mengalami stres di tempat kerja. Beberapa faktor dapat bersumber dari luar, sementara faktor lainnya dapat berasal dari orang itu sendiri. Berikut penjelasan mengenai faktor-faktor yang membuat seseorang mengalami stres ditempat kerja.

1. Deadline yang Sangat Ketat

Beberapa orang mungkin akan merasakan mendapatkan beberapa tugas sekaligus dengan deadline yang berdekatan. Bila ini terjadi secara terus-menerus, orang tersebut dapat bisa kesulitan untuk mengelola pekerjaannya hingga akhirnya mengalami stres.

2. Bekerja dalam Waktu Lama 

Setiap orang pasti akan mengalami kelelahan dan membutuhkan relaksasi meski hanya sejenak. Namun, beberapa pekerjaan mungkin memaksa orang-orang untuk bekerja dalam waktu yang lebih lama. Hal ini tentu dapat memicu timbulnya stres di tempat kerja.

3. Beban Kerja yang Berat

Hal ini berhubungan dengan poin sebelumnya. Ada kalanya seseorang mendapat beban kerja yang berat sehingga membuat pikiran tersita lebih lama untuk bekerja dan kemudian menyebabkan stres timbul dengan sendirinya.

4. Lingkungan Kerja yang Kurang Bersahabat

Tak selamanya seseorang bisa berada di lingkungan yang baik dan menyenangkan, termasuk di tempat kerja. Seseorang bisa saja berada di lingkungan kerja yang cenderung toxic dan sangat membuatnya merasa tidak nyaman. Hal tersebut tentu dapat menimbulkan stres saat bekerja.

5. Tidak Mendapatkan Gaji yang Semestinya

Sebagian besar orang bekerja tentu untuk mendapat gaji atau bayaran demi mencukupi kebutuhan sehari-hari. Namun, beberapa orang mungkin tidak bisa mendapat gaji yang sesuai dengan harapan di tempat kerjanya, sementara ada kebutuhan atau keluarga yang harus dinafkahi. Kondisi ini tentu dapat memicu stres saat di tempat kerja.

6. Kurang Jelasnya Prosedur dan Kebijakan di Tempat Kerja

Seringkali sebuah tempat kerja memiliki prosedur atau kebijakan terkait pengerjaan hal tertentu yang membuat seseorang mungkin harus mengulangi atau merevisi hasil pekerjaanya. Jika ini berlangsung dalam waktu panjang, bukan tidak mungkin seseorang dapat mengalami stres di tempat kerja.

7. Rasa Minder di Tempat Kerja

Dalam dunia kerja, seseorang bisa saja masuk bersama banyak orang lainnya dalam satu momen perekrutan di posisi yang sama, tapi mendapat perlakuan serta hasil di tempat kerja. Hal ini tak jarang membuat seseorang merasa minder dan dapat memicu stres dalam menjalani pekerjaannya.

Bagaimana Melakukan Manajemen Waktu dalam Rangka Mengurangi Stres di Tempat Kerja? 

Manajemen waktu merupakan salah satu cara terbaik untuk mengatasi stres di tempat kerja dan menciptakan work life balance, terutama bila Anda merasa memiliki beban kerja yang cukup banyak dengan deadline yang beragam. Ikuti langkah-langkah manajemen waktu di bawah ini: 

1. Perhatikan Prioritas

Bila memiliki beberapa tanggungan tugas dalam pekerjaan, maka penting untuk memerhatikan dan membuat prioritas untuk pekerjaan-pekerjaan yang ada agar bisa selesai tepat waktu dan tidak membuat pikiran stres.

Ada dua hal yang menjadi patokan ketika membuat prioritas, yaitu penting dan mendesak. Pekerjaan yang mendesak, umumnya berkaitan dengan deadline yang lebih dekat, sehingga perlu dikerjakan dan diselesaikan lebih dahulu. Sementara itu, sifat penting dari sebuah pekerjaan berkaitan dengan keuntungan dan manfaat yang dihasilkan hingga membuatnya perlu menjadi prioritas.

2. Hindari Penundaan

Saat berada dalam kondisi stres akibat pekerjaan yang menumpuk, banyak orang biasanya akan memilih untuk meninggalkan atau menunda pekerjaan tersebut. Namun demikian, hal itu justru akan membuatnya makin stres karena kenyataannya memang pekerjaan tersebut belum selesai.

Beberapa tips berikut ini akan membantu dalam  manajemen waktu dan dapat mencegah penundaan pekerjaan:

• Buat agenda berisi hal-hal yang akan dikerjakan. Gunakan kembali prinsip prioritas yang telah dijelaskan di atas. Dengan membuat agenda baik harian maupun mingguan, seseorang dapat terbantu untuk melihat pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam waktu tertentu. Bila memiliki deadline dalam waktu tertentu, tambahkan alarm sebagai pengingat.
• Lakukan pemecahan untuk tugas yang besar dan banyak menjadi beberapa bagian. Pengerjaan tiap bagian dari tugas bisa dilakukan pada sisa waktu setelah mengerjakan tugas lainnya.
• Buat deadline yang lebih singkat meski ada pekerjaan yang memiliki deadline lebih lama. Hal ini bertujuan untuk mencegah penundaan dan justru mendorong untuk segera menyelesaikan pekerjaan yang ada.
• Jangan terlalu perfeksionis, cukup lakukan yang terbaik untuk hal-hal yang sedang dikerjakan. Menjadi perfeksionis hanya akan membuat pekerjaan semakin tertunda.

3. Mengelola Keinginan dan Komitmen

Pengelolaan terhadap keinginan dan komitmen merupakan bagian dari manajemen waktu dalam rangka mengurangi stres di tempat kerja. Agar bisa menggunakan waktu dengan lebih efisien dan tidak menimbulkan stres, maka perlu memiliki komitmen dan keinginan sesuai kemampuan. 

Komitmen dan keinginan yang terlalu besar membuat waktu lebih banyak dihabiskan dan bisanya berbanding terbalik dengan tenaga yang dimiliki. Sementara itu, tidak memiliki komitmen juga akan membuat seseorang tidak memiliki motivasi dan tujuan kerja yang jelas sehingga apa yang dikerjakan hanya akan membuat waktu.

4. Belajar Menolak atau Mengatakan ‘Tidak’

Sebagaimana telah dijelaskan pada pembahasan di atas, pekerjaan yang menumpuk dapat menyita waktu lebih banyak hingga menimbulkan stres. Di tempat kerja, seseorang bisa saja mendapat pekerjaan atau proyek tambahan yang bisa menjadi tambahan penghasilan pula. Jika ini terjadi, sangat disarankan untuk mempertimbangkan dan menyesuaikan dengan kemampuan sebelum menyetujui untuk mengerjakan.

Jika pekerjaan tersebut berpotensi menguras energi banyak yang menimbulkan stres, maka berusahalah untuk menolak atau mengatakan “tidak” kepada tawaran yang datang.

5. Buat Rincian Waktu Pengerjaan 

Manajemen waktu yang baik bisa diwujudkan dengan membuat rincian waktu yang digunakan untuk menyelesaikan satu pekerjaan. Buatlah rincian untuk masing-masing pekerjaan, maka akan diketahui berapa lama suatu pekerjaan selesai. Langkah ini dapat menjadi evaluasi agar seseorang bisa lebih produktif dan lebih mengefisienkan penggunaan waktu dan diharapkan dapat mereduksi stres.  

Selain melakukan tips yang telah dijelaskan di atas, manajemen waktu di kantor juga bisa diwujudkan melalui penggunaan teknologi seperti Human Resources Information (HRIS) sebagai software yang dapat membantu kinerja para HR. Sakura System menyediakan SPISy HRIS sebagai solusi untuk berbagai keperluan dalam perusahaan baik untuk staf, manajer, hingga direktur HRD, serta karyawan.

Berbagai tugas seperti kalkulasi gaji, simulasi bonus, koreksi kehadiran, permintaan training dan rekrutmen, hingga alur kerja dapat diatur dengan mudah dengan SPISy HRIS. Hal ini tentu membuat penggunaan waktu lebih efisien dan menurunkan tingkat stres terhadap semua komponen perusahaan. Mulai gunakan SPISy HRIS dari Sakura System sekarang juga dengan melihat situs www.sakura-system.co.id