Cerita HRIS: Definisi, Contoh, Dan Cara Pembuatan Surat Pengalaman Kerja

Hubungan kerja antara pengusaha dengan pekerja atau buruh yang didasarkan oleh perjanjian kerja mempunyai unsur pekerjaan, upah, dan perintah. Kegiatan untuk mempertemukan tenaga kerja dengan pemberi kerja ini mempunyai peranan dan kedudukan yang sangat penting bagi terlaksananya pembangunan nasional.

Dimana pemberi kerja dapat memperoleh tenaga kerja sesuai dengan kebutuhannya, kemudian tenaga kerja dapat memperoleh pekerjaan yang sesuai dengan bakat, minat, dan kemampuannya. Jalinan ini menimbulkan pokok pikiran tentang perlindungan tenaga kerja, yang salah satunya terwujudkan menjadi dokumen keabsahan bagi tenaga kerja.

Dokumen yang dimaksud ialah Surat Pengalaman Kerja, yang didapatkan pada saat putusnya hubungan kerja. Bagaimana ketentuannya? Simak penjelasan lengkap mengenai Surat Pengalaman Kerja berikut ini.

Pengertian Surat Pengalaman Kerja

Surat Pengalaman Kerja merupakan surat yang diterbitkan oleh sebuah perusahaan kepada karyawan atau mantan karyawannya, berisi informasi mengenai identitas pekerja, jabatan, jangka waktu kerja, kinerja selama bekerja di perusahaan, bahkan dapat memuat besaran gaji yang diterima oleh karyawan tersebut. 

Surat ini dibuat sebagai bukti tertulis tentang pengalaman kerja seseorang di perusahaan tersebut, dan dapat berfungsi sebagai referensi atau bukti bagi karyawan dalam mencari pekerjaan baru atau melamar ke institusi pendidikan. Dimana sifat dari dokumen ini ialah wajib, baik dengan maupun tanpa permintaan dari pekerja.

Hak dasar pekerja atau buruh untuk mendapatkan Surat Pengalaman Kerja sebagai penjamin kesamaan rataan kesempatan, mencerminkan perlakuan tanpa diskriminasi dalam mewujudkan kesejahteraan pekerja tersebut.

Landasan Hukum Pemberian Surat Pengalaman Kerja

Tahukah Anda bahwa ternyata Surat Pengalaman Kerja memiliki landasan hukum tersendiri? Hal ini diatur dalam Pasal 1602z Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, yang berbunyi:

“Si majikan diwajibkan pada waktu berakhirnya perhubungan kerja, atas permintaan si buruh, memberikan kepadanya sepucuk surat pernyataan yang ditandatangani olehnya. Surat pernyataan itu memuat suatu keterangan yang sesungguhnya tentang sifat pekerjaan yang telah dilakukan serta lamanya hubungan kerja, begitu pula, tetapi hanya atas permintaan khusus dari orang kepada siapa surat pernyataan itu harus diberikan, tentang cara bagaimana si buruh telah menunaikan kewajiban-kewajibannya dan cara bagaimana hubungan kerja berkahir; jika namun si majikan telah mengakhiri hubungan kerja dengan tidak memajukan suatu alasan maka ia hanya diwajibkan menyebutkan apa alasan-alasan itu..”

Sumber hukum tersebut menjelaskan bahwa setiap pekerja berhak mendapatkan Surat Pengalaman Kerja dan pemberi kerja wajib mengeluarkannya, tanpa melihat status pekerja tersebut yang merupakan pekerja tetap, kontrak ataupun pekerja lepas (freelance). 

Pemberi kerja yang enggan menerbitkan Surat Pengalaman Kerja wajib bertanggung jawab atas kerugian yang muncul baik terhadap pekerja maupun pihak ketiga.

Fungi Surat Pengalaman Kerja

1. Dokumen resmi bahwa seseorang pernah bekerja di suatu perusahaan dan informasi terkait jabatan, masa kerja, dan gaji yang diterima;
2. Syarat administratif dalam pengajuan kredit di bank maupun lembaga keuangan lainnya;
3. Syarat administratif dalam pembuatan paspor atau visa;
4. Bukti pengalaman kerja dan referensi untuk melamar pekerjaan di perusahaan lain;
5. Syarat administratif untuk pengajuan tunjangan karyawan, seperti tunjangan perumahan atau tunjangan kesehatan pada instansi terkait; dan
6. Syarat administratif dalam pengajuan sertifikasi atau pendidikan lanjutan di bidang tertentu.

Komponen Penyusun Surat Pengalaman Kerja

Masih dengan sumber Pasal 1602z KUH Perdata, dimana Surat Pengalaman Kerja minimal mencantumkan sifat pekerjaan dan lamanya hubungan kerja. Dalam kenyataannya yang umum kita jumpai, Surat Pengalaman Kerja menghimpun informasi tentang:

1. Tanggal dan nomor surat;
2. Identitas pekerja, terdiri dari nama, nomor induk kependudukan, alamat domisili dan nomor telepon aktif;
3. Jabatan;
4. Masa kerja;
5. Pernyataan tentang status karyawan (tetap, magang, dan kontrak);
6. Deskripsi singkat tentang kinerja;
7. Peruntukan surat; dan
8. Tanda tangan pihak yang bertanggungjawab.

Cara Membuat Surat Pengalaman Kerja

1. Format Surat

Mulai dengan menentukan format Surat Pengalaman Kerja. Surat Pengalaman Kerja tidak jauh berbeda dengan surat resmi lainnya yang terdiri dari beberapa bagian. Seperti kop surat, tanggal surat, bagian pembuka, identitas perusahaan, identitas karyawan, dan informasi tentang pekerjaan yang dilakukan.

2. Bagian Pembukaan

Pada segmen ini berisi ramah tamah sederhana berisi kalimat formalitas pembukaan surat. 

3. Identitas Perusahaan

Sertakan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Dapat pula memasukan informasi tentang perusahaan, seperti jenis usaha dan tahun berdirinya.

4. Identitas Karyawan

Pada bagian ini tuliskan nama lengkap karyawan, nomor identitas karyawan, posisi atau jabatan yang dipegang, serta lamanya waktu bekerja di perusahaan tersebut.

5. Narasi Singkat Tentang Kinerja Karyawan

Sertakan informasi singkat tentang cakupan pekerjaan. Apabila dibutuhkan, sertakan juga informasi tentang gaji yang diterima, jam kerja, dan keterangan lain yang relevan.

6. Peruntukan Surat

Tujuan dibuatnya Surat Pengalaman Kerja, seperti keperluan pengajuan klaim jaminan sosial atau sebagai syarat melamar pekerjaan di tempat lain.

7. Penutup

Pada bagian penutup, sampaikan harapan baik untuk penerima surat dan selesaikan Surat Pengalaman Kerja dengan tanda tangan dari pejabat yang berwenang, dan tidak lupa bubuhi cap perusahaan.

Dengan SPISy, Managemen HR Jadi Mudah 

SPISy merupakan sebuah software dan aplikasi HRIS & Payroll kelas dunia yang dirancang untuk mendukung manajemen dalam proses pengambilan keputusan strategis, dan memudahkan semua fungsi administrasial pada perusahaan.

Selain menghadirkan pengaturan dan parameterisasi yang mudah, SPISy juga menyediakan sistem pencarian dan pelaporan yang komprehensif, dan dapat diintegrasikan dengan aplikasi pihak ke 3 seperti SAP, Microsoft Dynamic, dan masih banyak lagi.

Segera tingkatkan kinerja perusahaan Anda dengan beralih pada sistem masa depan melalui SPISy Software payroll and HRIS, hubungi kami di:

+62 21-391-5599 /98 /97
[email protected]