Mengganti sistem HR bukan hanya soal memilih software baru. Salah satu bagian penting yang sering menjadi perhatian perusahaan adalah memindahkan data karyawan dari sistem lama ke HRIS baru.

Data seperti identitas karyawan, riwayat pekerjaan, payroll, absensi, dan informasi lainnya perlu dipindahkan dengan tepat agar tidak terjadi kehilangan atau kesalahan data.

Lalu, bagaimana memastikan proses migrasi berjalan aman?

1. Identifikasi dan Bersihkan Data Sebelum Migrasi

Sebelum dipindahkan, lakukan pengecekan terhadap data yang ada.

Pastikan:

• Data karyawan tidak duplikat
• Informasi yang tidak diperlukan sudah dipisahkan
• Data yang tidak lengkap diidentifikasi
• Format data disesuaikan dengan sistem baru

Jangan langsung memindahkan seluruh data sebelum mengetahui kualitas datanya.

---

2. Tentukan Data yang Perlu Dipindahkan

Tidak semua data lama harus selalu dipindahkan.

Tentukan terlebih dahulu data yang dibutuhkan untuk operasional HR, seperti:

• Data personal karyawan
• Struktur organisasi
• Riwayat pekerjaan
• Data payroll
• Data absensi
• Data cuti dan lembur

Tujuannya agar proses migrasi lebih terkontrol dan sistem baru tidak dipenuhi data yang sudah tidak relevan.

---

3. Pastikan Sistem Memiliki Kontrol Akses

Data HR bersifat sensitif sehingga akses harus diberikan sesuai kewenangan.

Sistem HRIS sebaiknya memiliki access control sehingga setiap pengguna hanya dapat mengakses data sesuai perannya.

SPISy menyediakan Data Access Control untuk mengamankan akses terhadap data karyawan.

---

4. Lakukan Validasi Setelah Data Dipindahkan

Migrasi belum selesai hanya karena data sudah masuk ke sistem baru.

Lakukan pengecekan kembali untuk memastikan:

• Jumlah karyawan sesuai
• Data personal sesuai
• Struktur organisasi benar
• Data payroll tidak berubah
• Data absensi dan riwayat tetap tersedia

Validasi ini penting terutama sebelum HRIS mulai digunakan untuk proses payroll.

---

5. Pastikan Ada Audit Trail

Perusahaan juga perlu mengetahui siapa yang mengakses atau melakukan perubahan terhadap data.

Audit log membantu memberikan transparansi terhadap aktivitas pengguna dan mendukung kebutuhan keamanan maupun compliance.

SPISy memiliki Audit Logs yang mencatat aktivitas pengguna untuk mendukung transparansi, accountability, security, dan compliance.

Migrasi HRIS Bukan Sekadar Memindahkan Data

Migrasi yang baik harus memastikan tiga hal:

Data tetap utuh → akses tetap aman → sistem siap digunakan.

Karena itu, perusahaan sebaiknya memilih HRIS yang tidak hanya menyediakan fitur HR, tetapi juga memiliki proses migrasi yang terstruktur dan sistem keamanan yang memadai.

SPISy menyediakan Effortless Data Migration dengan solusi yang fleksibel dan dapat disesuaikan untuk membantu integrasi dengan sistem perusahaan yang sudah ada.

Selain itu, SPISy memiliki enterprise-grade security, role-based access, dan audit logging untuk membantu melindungi data HR perusahaan.

Kelola Migrasi HRIS dengan Lebih Aman Bersama SPISy

Jika perusahaan sedang mempersiapkan upgrade atau perpindahan HRIS untuk 2027, proses migrasi data sebaiknya mulai dipersiapkan sejak awal.

SPISy membantu perusahaan melakukan transformasi HR dengan sistem yang fleksibel, aman, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Ingin mengetahui bagaimana proses migrasi ke SPISy dapat diterapkan di perusahaan Anda? Konsultasikan dengan tim Sakura System Solutions.